Какие документы запросить у поставщика из Китая

Короткий ответ: какие документы запросить у поставщика из Китая

До сделки запросите базовый пакет: бизнес-лицензию (с USCC — единым кодом компании), подтверждение права на экспорт, банковские реквизиты на то же юрлицо, профильные сертификаты на товар, а перед отгрузкой — инвойс, packing list и спецификацию. Набор зависит от товара и схемы поставки, но это базовый контур проверки контрагента.

Речь именно о документах поставщика до сделки, а не о документах для доставки партии (те — в разборах о таможне и логистике). И ключевое: документы сверяют между собой, а не принимают на веру. Что спрашивать в переписке до этого шага — что спросить у поставщика до оплаты.

Как затем проверить эти документы — в разборах как проверить бизнес-лицензию китайской компании и как проверить реквизиты китайского поставщика.

Business license и что в ней проверять

Бизнес-лицензия — государственная регистрация китайской компании, главный документ существования контрагента. В ней проверяют:

• название компании — точное юридическое наименование;
• USCC — единый 18-значный код компании;
• вид деятельности — производство или торговля;
• статус и срок — компания действует, не ликвидирована;
• уставный капитал и дату регистрации — возраст компании.

Название и код из лицензии должны совпадать с реквизитами счёта и инвойсом. По USCC компанию можно сверить в китайских реестрах — это отдельный слой проверки юрлица.

Export license и право на экспорт

Не каждая китайская компания имеет право на прямой экспорт. Это важно, если вы вывозите товар не через посредника-агента.

• право на экспорт — есть ли у компании экспортная лицензия;
• кто отправитель — сам поставщик или экспортный агент;
• экспортные документы — кто их оформляет;
• схема вывоза — напрямую или через торговую компанию.

Если у фабрики нет экспортной лицензии, вывоз идёт через агента — это нормально, но должно быть понятно, кто отправитель и на кого оформляются документы.

Банковские реквизиты и совпадение юрлица

Это самый критичный блок перед оплатой. Реквизиты должны складываться в одну непротиворечивую картину.

• получатель платежа — совпадает с компанией из лицензии;
• название в инвойсе — то же юрлицо, что и на счёте;
• банк и счёт — корпоративный, а не личный;
• без третьих лиц — не физлицо и не чужая компания.

Просьба перевести на физлицо, карту или компанию с другим названием — повод остановиться. Почему так делают и что проверить — в разборе почему поставщик просит оплату на другой счёт.

Сертификаты качества и соответствия

Документы на товар зависят от категории и рынка сбыта. Запросите то, что относится к вашей продукции:

• сертификаты соответствия — по типу товара;
• протоколы испытаний — результаты лабораторных тестов;
• отраслевые документы — для специфических категорий;
• соответствие рынку — под требования страны продажи.

Важно: «сертификат есть» на словах — это ещё не документ на руках. Какие документы нужны именно для продажи и маркетплейса — в разборе как проверить, можно ли продавать найденный товар.

Документы на товар, бренд и упаковку

Если вы работаете под своим брендом или товар несёт бренд, добавьте документы, подтверждающие права и соответствие:

• права на бренд — разрешение, если товар брендированный;
• спецификация товара — эталон характеристик;
• данные упаковки — состав, маркировка, габариты;
• инструкции и паспорта — где требуются.

Как не нарушить чужой бренд — в разборе как не купить копию бренда в Китае. Для private label права на бренд фиксируют отдельно — как найти поставщика для private label.

Инвойс, packing list и спецификация

Перед отгрузкой появляется пакет документов на саму партию. Их сверяют с договорённостями и между собой:

• инвойс — наименование, количество, цена, реквизиты;
• packing list — раскладка по коробам, вес, габариты;
• спецификация — точные характеристики товара;
• договор — условия, сроки, ответственность за брак.

Данные во всех документах должны совпадать: юрлицо, товар, количество и суммы. Расхождения между инвойсом, договором и реквизитами — повод уточнить до оплаты.

Какие документы могут быть недоступны на 1688?

1688 рассчитан на внутренний рынок Китая, поэтому часть документов там не публикуется. Это не всегда обман, но повод понимать ограничения.

Полный экспортный пакет чаще получают в прямой переписке или через китайского партнёра. Отсутствие документа — повод уточнить, а не платить вслепую.

Как сверить документы между собой: пошагово

Главная ошибка — собрать документы и не сопоставить их между собой. Сам по себе каждый документ может выглядеть аккуратно, но риск виден именно в расхождениях. Порядок сверки:

1. название компании в лицензии = в инвойсе = в договоре = на банковском счёте (буква в букву);
2. USCC из лицензии — 18 знаков, сверьте его в китайском реестре (компания действует, не ликвидирована);
3. вид деятельности в лицензии соответствует товару (не «пищевые добавки» у продавца электроники);
4. сумма и количество в инвойсе совпадают с packing list и с договорённостями в переписке;
5. печати и подписи есть там, где они должны быть (инвойс, договор);
6. даты документов согласованы между собой — инвойс не старше договора.

Если хотя бы одно звено не сходится — название на счёте другое, USCC не находится в реестре, вид деятельности не тот — это остановка, а не «мелочь». Как проверить лицензию по USCC — в разборе как проверить бизнес-лицензию китайской компании.

Как запрашивать документы, чтобы получить настоящие?

Мало знать, какие документы нужны, — важно запросить их так, чтобы честный поставщик не обиделся, а нечестный проявил себя. Тон и порядок запроса решают многое:

• объясните причину — «нам нужно для оформления импорта и валютного контроля» звучит как рабочая необходимость, а не как недоверие; серьёзный поставщик к этому привык;
• запрашивайте постепенно — лицензию и реквизиты на старте, сертификаты и экспортные документы — по мере продвижения сделки: лавина требований с первого сообщения отпугивает;
• просите читаемые копии целиком — документ полностью, а не обрезанный угол; с различимыми печатью, номером и датой;
• сверяйте, а не коллекционируйте — цель не собрать папку, а сопоставить данные между документами; поставщик, который это понимает, обычно надёжнее;
• фиксируйте отказ и его причину — «не дам лицензию» без объяснений и «эта информация под NDA до контракта» — разные ситуации; первая тревожна, вторая объяснима.

Правильно построенный запрос сам по себе диагностичен: добросовестная компания отвечает спокойно и по делу, потому что все эти документы у неё есть и она регулярно их присылает. Раздражение, увиливание или бесконечные «завтра пришлём» на простую просьбу о лицензии — сигнал не хуже, чем сам отсутствующий документ.

Как проверить подлинность документов?

Полученный документ — это ещё не подтверждение: картинку легко подрисовать. Ценность появляется, когда данные из документа сходятся между собой и с внешними источниками:

• единый регистрационный номер (USCC) — 18-значный код компании в лицензии сверяют с тем, что указано в инвойсе и реквизитах; он должен быть одним везде;
• проверка по реестру — по названию и номеру компанию можно найти в китайских реестрах юрлиц: статус «действующая» и совпадение данных — базовое подтверждение;
• срок и область действия — у лицензии и сертификатов есть даты и охват: просроченный или выданный на другую продукцию документ ничего не подтверждает;
• номера сертификатов — многие сертификаты соответствия проверяются по номеру в базе органа, который их выдал; несуществующий номер — явная подделка;
• перекрёстная сверка — название, адрес и номер во всех документах и в карточке на площадке совпадают: расхождение важнее, чем красота отдельной бумаги.

Смысл проверки — не в том, чтобы стать экспертом по китайскому документообороту, а в том, чтобы поймать нестыковки. Подделывают обычно один-два документа, а не всю связку целиком — поэтому именно сверка данных между собой и с реестром ловит обман, который не виден на отдельно взятой красивой копии.

Как Tovian помогает проверить документы до оплаты?

Документы — это слой, который нужно сверить, а не просто собрать. Маршрут: проверить поставщика и реквизиты по доступным данным и посчитать поставку до склада.